Dấu nghiệp vụ văn phòng là những con dấu chữ ngắn như “Đã thu tiền”, “Đã chi”, “Sao y bản chính”, “Đã thanh toán”, “Đã giao hàng” mà kế toán, thủ quỹ, văn thư và kho dùng hằng ngày để đánh dấu tình trạng chứng từ. Loại hay dùng là hộp dấu liền mực hình chữ nhật cỡ khoảng 14 × 38 mm, đóng liên tục không cần tăm bông mực. Bài này tổng hợp các mẫu thường gặp, cách chọn cỡ, màu mực và cách đặt khắc tại xưởng Dấu Ấn Khởi Minh (TP.HCM).
Các mẫu dấu nghiệp vụ văn phòng thường dùng
- Thu – chi: Đã thu tiền, Đã chi tiền, Đã thu, Đã chi, Đã thanh toán, PAID.
- Chứng từ, văn bản: Sao y bản chính, Bản sao, COPY, Đã nhập sổ, Công văn đến.
- Giao nhận, kho: Đã giao hàng, Đã nhận hàng, Đặt cọc, Hàng đổi trả.
- Kiểm tra, duyệt: Đã kiểm tra, QC PASSED, CHECKED, APPROVED, Tài liệu được kiểm soát.
- Mức độ: KHẨN, HỦY, URGENT – thường làm chữ to, in đậm.
Dấu “Sao y bản chính”
Dấu “Sao y bản chính” dùng để đánh dấu bản sao do chính đơn vị chụp từ bản gốc mình đang giữ. Mẫu phổ biến có hai dòng: dòng trên là chữ “SAO Y BẢN CHÍNH”, dòng dưới để trống ngày tháng năm. Thường đóng kèm chữ ký người có thẩm quyền và con dấu tròn của đơn vị theo quy định văn thư của đơn vị mình. Xem thêm sản phẩm khắc dấu sao y bản chính.
Dấu “Đã thu tiền”, “Đã chi”, “Đã thanh toán”
Thủ quỹ đóng dấu “Đã thu tiền” lên phiếu thu, hoá đơn khi khách đã trả; “Đã chi” lên phiếu chi khi tiền đã ra khỏi quỹ. Việc này giúp tránh thu – chi trùng một chứng từ hai lần. Nên thêm dòng ngày để đối chiếu sổ quỹ. Xem sản phẩm khắc dấu đã thu, đã chi.
Dấu tròn QC PASSED và dấu kiểm soát tài liệu
Với nhà máy, xưởng may, xưởng cơ khí, dấu QC PASSED thường làm dạng tròn để dễ nhận ra khi dán tem lên thùng hàng. Hồ sơ ISO thì cần dấu “Tài liệu được kiểm soát” hoặc “Bản kiểm soát” màu xanh, phân biệt với bản sao không kiểm soát.
Chọn cỡ, màu mực và loại hộp dấu
- Cỡ dấu: 14 × 38 mm hợp với một dòng chữ kèm dòng ngày; nội dung dài hoặc có tên công ty thì lên 18 × 47 mm hoặc 22 × 58 mm.
- Màu mực: đỏ cho thu – chi, thanh toán (dễ thấy); xanh cho sao y, kiểm soát tài liệu; đen nếu cần photo lại rõ.
- Hộp dấu liền mực: Trodat, Shiny, Dstamp đều có cỡ chữ nhật; mặt dấu tự lật vào khay mực sau mỗi lần đóng. Mực nhạt thì châm thêm vài giọt, không cần thay dấu.
- Có ngày tự xoay: nếu ngày nào cũng đóng nhiều, chọn dấu ngày tháng năm liền mực có thêm nội dung để khỏi ghi tay.
Đặt khắc dấu nghiệp vụ tại xưởng
- Gửi nội dung chữ (hoặc ảnh mẫu đang dùng), cỡ và màu mực qua Zalo 0908.000.870.
- Xưởng dựng mẫu, gửi anh chị xem và sửa tới khi ưng.
- Duyệt mẫu xong xưởng báo giá và khắc; dấu chữ nghiệp vụ thường nhận trong ngày.
- Nhận tại xưởng hoặc giao tận nơi trong TP.HCM.
Cần làm cả bộ cho phòng kế toán? Xem thêm dấu công văn đến – công văn đi và dấu tên chức danh.
Câu hỏi thường gặp
Dấu sao y bản chính thường khắc cỡ bao nhiêu?
Cỡ hay dùng là 14 × 38 mm, gồm dòng “SAO Y BẢN CHÍNH” và dòng “Ngày… tháng… năm…”. Muốn thêm tên đơn vị thì chọn cỡ lớn hơn như 18 × 47 mm.
Dấu đã thu tiền nên dùng mực màu gì?
Thường dùng mực đỏ để nổi trên chữ in đen của phiếu thu, hoá đơn. Có thể làm hai hộp: đỏ cho “Đã thu”, xanh cho “Đã chi” để dễ phân biệt.
Một hộp dấu liền mực đóng được bao lâu?
Hộp dấu liền mực đóng được nhiều lần liên tục; khi dấu nhạt chỉ cần châm thêm mực đúng màu vào khay, mặt dấu vẫn dùng tiếp.
Có khắc dấu nghiệp vụ bằng tiếng Anh không?
Có. Các mẫu PAID, CHECKED, APPROVED, COPY, QC PASSED, URGENT đều khắc được, kể cả song ngữ Việt – Anh.
Đặt khắc dấu đã thu tiền, sao y bản chính ở đâu tại TP.HCM?
Xưởng Dấu Ấn Khởi Minh tại 335/16 Huỳnh Thị Hai, P. Trung Mỹ Tây (Quận 12 cũ), TP.HCM, mở cửa 8:00–20:00 mỗi ngày, Zalo 0908.000.870, giao tận nơi trong TP.HCM.
Dấu Ấn Khởi Minh – xưởng khắc dấu và bảng mica. Địa chỉ: 335/16 Huỳnh Thị Hai, P. Trung Mỹ Tây (Quận 12 cũ), TP.HCM. Zalo / ĐT: 0908.000.870. Mở cửa 8:00–20:00 mỗi ngày.