Dấu công văn đến và dấu công văn đi là hai con dấu nghiệp vụ của bộ phận văn thư. Dấu “công văn đến” đóng lên văn bản khi đơn vị nhận được, dấu “công văn đi” đóng lên bản lưu khi phát hành ra ngoài. Nhờ vậy mọi văn bản ra vào đều có mốc ngày và số thứ tự để tra lại khi cần.
Dùng dấu công văn để làm gì
- Biết văn bản đến ngày nào: đóng dấu ngay lúc nhận, ghi ngày vào ô trống, tránh cảnh tranh cãi “gửi rồi mà chưa thấy”.
- Đánh số để tra cứu: mỗi văn bản một số thứ tự, khớp với sổ công văn đến và sổ công văn đi.
- Biết chuyển cho ai: nhiều mẫu có thêm dòng để ghi bộ phận tiếp nhận.
- Lưu hồ sơ gọn: cuối năm xếp theo số, tìm lại nhanh hơn nhiều so với lật từng tập.
Văn phòng công ty, trường học, phòng khám, ban quản lý toà nhà và các đơn vị có nhiều giấy tờ qua lại đều dùng hai con dấu này.
Nội dung thường có trên dấu
- Tên đơn vị ở dòng trên cùng, chữ nhỏ.
- Chữ “CÔNG VĂN ĐẾN” hoặc “CÔNG VĂN ĐI” in đậm, to nhất trong khuôn dấu.
- Dòng Ngày … tháng … năm … để trống cho người nhận ghi tay.
- Dòng “Số:” ghi số thứ tự văn bản, nếu đơn vị có đánh số.
- Dòng “Chuyển:” ghi bộ phận nhận văn bản, thường có ở dấu công văn đến.
Mẫu gọn nhất chỉ gồm tên công ty, chữ “Công văn đến” và dòng ngày tháng năm. Mẫu đầy đủ thêm số và nơi chuyển, nên khuôn dấu phải lớn hơn.
Xem mẫu dấu công văn tại xưởng
Đoạn video ngắn quay cặp dấu công văn đến và công văn đi vừa làm xong, đóng thử lên giấy:
Chọn cỡ dấu thế nào
- Mẫu gọn (2–3 dòng): khuôn khoảng 47x18mm. Đủ cho tên công ty, chữ “Công văn đến” và dòng ngày tháng.
- Mẫu có thêm số: khoảng 58x22mm, chữ vẫn đọc rõ khi đóng lên góc văn bản.
- Mẫu đầy đủ (có số, ngày, nơi chuyển): khuôn chữ nhật lớn hơn, cỡ 60x40mm trở lên vì có 4–5 dòng.
- Hộp dấu tự động tiện hơn cán gỗ vì văn thư đóng nhiều lần mỗi ngày, mực nằm sẵn trong hộp.
Nếu đơn vị ghi tay ngày tháng, chừa khoảng trống đủ rộng. Muốn khỏi ghi tay thì chọn loại có bánh xoay ngày tháng năm, xem thêm ở mục dấu thông tin.
Vài điều nên biết trước khi đặt
- Đây là dấu nghiệp vụ, không phải con dấu pháp nhân. Dấu công văn chỉ phục vụ việc quản lý giấy tờ nội bộ, không thay dấu tròn công ty trên văn bản cần giá trị pháp lý.
- Cơ quan nhà nước có mẫu dấu “đến” theo quy định của ngành văn thư, nên làm theo mẫu đơn vị đang dùng. Doanh nghiệp thì tự chọn bố cục cho hợp sổ sách của mình.
- Thống nhất với sổ công văn: dấu có dòng “Số:” thì sổ cũng phải đánh số, nếu không ô đó sẽ bỏ trống mãi.
- Làm cặp cùng lúc: đa số đặt cả hai con “đến” và “đi” một lần cho cùng kiểu chữ, nhìn đồng bộ.
Mẫu dấu được gửi lại để bạn duyệt trước khi khắc, nên kiểm tra kỹ tên đơn vị và chính tả ngay trên bản mẫu.
Câu hỏi thường gặp
Dấu công văn đến có bắt buộc không?
Với doanh nghiệp thì không bắt buộc, đây là công cụ quản lý giấy tờ. Cơ quan nhà nước thì làm theo quy định về công tác văn thư của ngành.
Có cần làm cả hai con đến và đi không?
Không bắt buộc. Đơn vị chủ yếu nhận văn bản thì một con “công văn đến” là đủ. Có phát hành văn bản ra ngoài thì nên có thêm con “công văn đi”.
Dấu công văn có cần đăng ký không?
Không. Đây là dấu nghiệp vụ dùng nội bộ, khác với con dấu pháp nhân của doanh nghiệp.
Khắc dấu công văn mất bao lâu?
Mẫu thông dụng thường xong trong ngày sau khi bạn duyệt mẫu. Mẫu nhiều dòng hoặc khổ lớn cần thêm thời gian.
Khắc dấu công văn tại TP.HCM
Xưởng Dấu Ấn Khởi Minh khắc dấu công văn đến, công văn đi theo tên đơn vị của bạn, cùng các loại dấu thông tin, dấu tên, dấu chức danh và dấu tròn công ty. Xem thêm bài dấu số nhảy nếu bạn cần đánh số tự động cho chứng từ.
Nhắn Zalo hoặc gọi 0908.000.870 kèm tên đơn vị và mẫu muốn làm để được dựng mẫu và báo giá.
Địa chỉ: 335/16 Huỳnh Thị Hai, P. Trung Mỹ Tây (Quận 12 cũ), TP.HCM. Mở cửa 8:00 – 20:00 mỗi ngày.