Nhận con dấu mới, nhiều người chỉ liếc qua rồi cất vào tủ. Đến lúc đóng lên hợp đồng mới phát hiện sai một chữ trong tên công ty hoặc lệch một số trong mã số thuế — lúc đó phải khắc lại mặt dấu và chờ thêm. Bài này liệt kê những gì nên soát ngay khi nhận dấu, mất chừng hai phút.
Soát nội dung trên bản đóng thử
Xưởng làm nghiêm túc đều đóng thử con dấu lên giấy trước khi giao. Hãy xin bản đóng thử đó và soát từng dòng:
- Tên công ty: đúng loại hình (TNHH, Cổ phần, MTV), đúng chính tả, đúng dấu tiếng Việt.
- Mã số thuế: đọc to từng số và đối chiếu với giấy tờ, đừng đọc lướt.
- Địa chỉ: đúng số nhà, tên đường, phường và thành phố. Tên phường nhiều nơi vừa đổi nên dễ sai.
- Chức danh, họ tên với dấu tên và dấu chức danh: kiểm tra cả dấu thanh, ví dụ Hòa và Hoà, Thuỷ và Thủy.
Mẹo nhỏ: nhờ chính người có tên trên dấu đọc lại. Người ngoài đọc dễ bỏ sót, chủ nhân cái tên thì nhận ra ngay.
Kiểm tra nét dấu
- Đóng thử vài lần lên giấy trắng. Nét phải đều, không đứt quãng, không mất chữ ở góc.
- Chữ nhỏ có đọc được không. Dòng mã số thuế và địa chỉ thường là chữ nhỏ nhất, nếu bết thành vệt thì mặt dấu khắc chưa tới.
- Mực có lem ra ngoài khung không. Lem nhẹ ở lần đầu là bình thường vì mực còn nhiều, đóng vài lần sẽ đều lại. Lem mãi không hết thì báo lại xưởng.
- Đóng trên giấy thật sẽ dùng. Giấy in hóa đơn, giấy pelure hay giấy có tráng cho kết quả khác giấy A4 thường.
Kiểm tra hộp dấu
- Bấm nhẹ nhàng, không kẹt. Hộp dấu tự động bấm xuống phải trả về êm, không rít.
- Nắp đậy khít với dấu cán cầm tay, để mặt dấu không khô và không bám bụi.
- Nhãn dán mặt hộp ghi đúng nội dung bên trong, tránh nhầm khi văn phòng có nhiều con dấu giống nhau.
- Dấu có bánh xoay ngày tháng: xoay thử từng bánh, kiểm tra số có khớp rãnh và đóng ra thẳng hàng.
Giữ lại thông tin để làm lại sau này
Con dấu dùng vài năm sẽ mòn mặt hoặc hỏng hộp. Lúc đó có sẵn thông tin thì làm lại rất nhanh:
- Chụp lại bản đóng thử và lưu vào điện thoại hoặc hồ sơ công ty.
- Ghi lại cỡ mặt dấu và mã hộp dấu (ví dụ Shiny S-842, Colop 38x14mm).
- Giữ file thiết kế nếu dấu có logo.
Khi cần làm thêm con thứ hai cho chi nhánh, chỉ cần gửi lại ảnh bản đóng thử là xưởng dựng đúng mẫu cũ.
Câu hỏi thường gặp
Phát hiện sai sau khi đã nhận dấu thì sao?
Báo lại xưởng ngay. Nếu sai do xưởng khắc lệch so với mẫu bạn đã duyệt thì xưởng làm lại. Nếu nội dung bạn gửi ban đầu đã sai thì phải khắc lại mặt dấu mới, thân hộp vẫn dùng tiếp được.
Dấu mới đóng bị mờ ở vài chỗ có phải lỗi không?
Vài lần đầu mực chưa đều là bình thường, đóng thêm chừng chục lần sẽ ổn. Nếu vẫn khuyết đúng một chỗ cố định thì mặt dấu có vấn đề, cần báo lại.
Có cần giữ lại bản đóng thử không?
Nên giữ. Đó là bằng chứng nội dung đã duyệt, và là mẫu để làm lại con dấu sau này.
Con dấu mới có cần đăng ký không?
Dấu tên, dấu chức danh, dấu thông tin và dấu logo là dấu nghiệp vụ nội bộ, không phải đăng ký. Riêng con dấu pháp nhân của doanh nghiệp thì theo quy định hiện hành của cơ quan quản lý.
Khắc dấu tại TP.HCM
Xưởng Dấu Ấn Khởi Minh đóng thử từng con dấu trước khi giao và gửi mẫu cho khách duyệt trước khi khắc. Xem các loại dấu tròn công ty, dấu tên, dấu chức danh, dấu thông tin.
Nhắn Zalo hoặc gọi 0908.000.870 kèm nội dung cần khắc để được dựng mẫu và báo giá.
Địa chỉ: 335/16 Huỳnh Thị Hai, P. Trung Mỹ Tây (Quận 12 cũ), TP.HCM. Mở cửa 8:00 – 20:00 mỗi ngày.